Gobierno Digital y Atención Ciudadana
DisponibleSGT DocSpace
Administra integralmente la correspondencia, las PQRSD, los documentos electrónicos y los archivos institucionales durante todo el ciclo de vida documental.
SGT DocSpace es la plataforma de gestión documental del Ecosistema SGT, diseñada para administrar la información oficial de las entidades públicas desde su creación hasta su disposición final. Integra en un solo entorno la radicación de correspondencia, la gestión de PQRSD, la administración de expedientes electrónicos, el archivo físico y digital, y el control documental basado en Tablas de Retención Documental. Garantiza la trazabilidad completa de cada documento, cumpliendo con los estándares del Archivo General de la Nación y la Ley General de Archivos.
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Qué hace
Funcionalidades clave
Radicación de correspondencia recibida y enviada.
Gestión integral de PQRSD.
Administración de expedientes electrónicos.
Gestión de archivos físicos y digitales.
Organización documental mediante Tablas de Retención Documental (TRD).
Control de préstamos y consultas de documentos.
El reto que resuelve
Muchas entidades continúan administrando su correspondencia, expedientes y archivos mediante procesos manuales o sistemas independientes, generando pérdida de documentos, falta de trazabilidad, dificultades para responder oportunamente a las PQRSD y riesgo de incumplimiento de la normatividad archivística.
Resultados concretos
Beneficios
Reduce significativamente el uso de papel.
Evita la pérdida de documentos.
Garantiza la trazabilidad completa de la correspondencia.
Facilita el cumplimiento de la Ley General de Archivos y las normas del Archivo General de la Nación.
Optimiza los tiempos de respuesta a las PQRSD.
Organiza expedientes electrónicos de forma estructurada.
Disminuye tiempos de búsqueda documental.
Fortalece la transparencia institucional.
Facilita auditorías y procesos de control.
Preserva la memoria institucional de la entidad.
A quién le sirve
Dependencias y tipo de entidad
Dependencias usuarias
Tipo de entidad
Por qué SGT DocSpace
El diferenciador
A diferencia de los gestores documentales tradicionales, SGT DocSpace integra en una sola plataforma la correspondencia oficial, la gestión de PQRSD, los expedientes electrónicos y el archivo institucional, conectado de forma nativa con los demás sistemas del Ecosistema SGT.
Requisitos e integración
Cómo se integra
Requiere SGT Core, que proporciona la administración de usuarios, seguridad, permisos, auditoría y servicios compartidos del ecosistema. Puede implementarse como módulo independiente o integrarse con otros componentes del Ecosistema SGT.
Servicios incluidos
Acompañamiento
- Diagnóstico archivístico.
- Parametrización documental.
- Configuración de TRD y TVD.
- Diseño de flujos documentales.
- Migración de documentos digitales.
- Digitalización de archivos físicos.
- Capacitación a funcionarios.
- Implementación de ventanilla única.
- Acompañamiento en la organización del archivo institucional.
- Soporte técnico y mejora continua.
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